Bạn đang xem: Thư xin lỗi khách hàng
Tiếp nối phần trước của “Hướng dẫn viết thư xin lỗi người sử dụng bằng giờ đồng hồ Anh“, tác giả sẽ cung cấp cho tất cả những người đọc tía cục hoàn chỉnh của một bức thư xin lỗi (Apology Letter). Từ bỏ đó, fan đọc rất có thể ứng dụng vào thực tế cũng tương tự bài thi tiếng Anh (chẳng hạn TOEIC Writing question 7-8).
Cấu trúc riêng của một bức thư thư xin lỗi quý khách hàng bằng tiếng Anh (Apology Letter)
Tuy có chung ba phần Heading, Salutation với Closing với những loại thư khác, Apology Letter có hai điểm khác biệt sau đây.
Title ( title thư)
Ở mục này, bạn viết yêu cầu viết ngắn gọn, xúc tích tiêu đề của bức thư và nội dung yêu cầu xin lỗi. Ngoài ra, Title là phần đam mê sự triệu tập của tín đồ đọc thư, vị đó đây là mục cần phải in đậm với viết sống phần ở chính giữa bức thư.
Ví dụ: Apology letter to lớn customer for delay shipment
Tạm dịch: Thư xin lỗi quý khách vì giao hàng chậm trễ
Hoặc
Apology letter to lớn customer for bad service
Tạm dịch: Thư xin lỗi người sử dụng vì thương mại dịch vụ kém
Body (Phần thân bài)
Đây được coi là phần đặc biệt nhất vị nó là phần để tín đồ viết trình bày nội dung chính của thư và biểu đạt lời xin lỗi chân thành của chính mình tới khách hàng hàng. Theo một bài phân tích của Đại học tập Ohio State của Mỹ, phần thân bài bác của một bức thư xin lỗi hiệu quả bao hàm sáu nhân tố sau:
Biểu lộ được sự ăn năn hận (Expression of regret)
Giải thích hợp (Explanation)
Thừa nhận nhiệm vụ (Acknowledgement of responsibility)
Đưa ra tuyên bố về việc tái phạm (Declaration of repetence)
Giải pháp khắc phục (Offer of repair)
Xin tha vật dụng từ người tiêu dùng (Request for forgiveness)
Do đó body toàn thân của một bức thư xin lỗi cần bao hàm các nội dung sau đây.
Biểu lộ được sự hối hận hận (Expression of regret)Người viết đưa ra một lời tuyên bố nhằm mục đích bày tỏ sự tiếc nuối về không nên sót mà mình/ công ty đã gây ra.
Một số mẫu mã câu thông dụng:
On behalf of our company, (Thay phương diện công ty,)
I apologize for… (Tôi xin lỗi vì…)
Please accept my sincere apology for… (Xin vui lòng đồng ý lời xin lỗi tâm thành của tôi vì…)
I am deeply sorry for… (Tôi thực tình xin lỗi vì…)
Ví dụ:
On behalf of our company, I am deeply sorry for your bad experience with our sales associate, Linda.
(Thay mặt công ty, Tôi cực kỳ xin lỗi khách hàng về thử khám phá không xuất sắc của khách hàng với hợp tác viên bán hàng của bọn chúng tôi, Linda)
Giải thích (Explanation)Người viết giải thích nguyên nhân mang lại sai sót của mình/ công ty.
Một số mẫu câu thông dụng:
Due to.. (Bởi vì..)
Upon thorough review of the situation, we narrowed the cause to.. (Sau lúc xem xét kĩ lưỡng tình hình, công ty chúng tôi cho rằng vì sao là..)
The reason for < không đúng sót/ yêu cầu không giỏi của khách hàng hàng> is that.. (Nguyên nhân của
Ví dụ:
The reason for your bad experience is that Linda is our new employee that we have been training.
(Nguyên nhân của sự việc trải nghiệm không giỏi của quý khách là vì chưng Linda là nhân viên cấp dưới mới mà shop chúng tôi đang đào tạo)
Người viết quá nhận trách nhiệm của mình/ công ty đối với sai sót.
Một số mẫu câu thông dụng:
I was wrong in what I did, và I accepted responsibility for my actions. (Hành động của tôi là không nên trái cùng tôi xin trọn vẹn nhận trách nhiệm về hành vi của mình)
I take full responsibility for the situation. (Tôi xin hoàn toàn nhận trọng trách về tình huống đã xảy ra)
I take full responsibility for < không đúng sót> (Tôi xin hoàn toàn nhận trách nhiệm về
Ví dụ:
I take full responsibility for her unprofessional behavior. (Tôi xin trọn vẹn nhận nhiệm vụ về thể hiện thái độ thiếu chuyên nghiệp hóa của cô ấy.)
Đưa ra tuyên bố về sự tái phạm (Declaration of repetence)Người viết giới thiệu lời hứa/ cam kết sẽ không tái phạm không nên sót.
Một số mẫu mã câu thông dụng:
Please be assured that this type of situation will never happen again. (Xin khách hàng yên tâm, tình huống tương tự sẽ không lúc nào xảy ra nữa.)
As a testament to our strive for perfection, we have taken steps khổng lồ ensure that this will never happen again. (Như một minh chứng cho nỗ lực cố gắng của shop chúng tôi vì sự trả hảo, công ty chúng tôi đã thực hiện một số phương án để bảo đảm an toàn rằng điều này sẽ không khi nào xảy ra nữa.)
Giải pháp khắc phục (Offer of repair)Người viết đưa ra những đề xuất để sửa hoặc giảm sút các ảnh hưởng tác động tiêu cực của sai phạm.
Một số mẫu câu thông dụng:
To hóa trang for your experience at
On behalf of our company, I would like to…. (Thay mặt doanh nghiệp của chúng tôi, tôi xin được..)
Because of this serious oversight, we are going lớn provide you with… (Vì sự đòi hỏi không xuất sắc này, shop chúng tôi xin được tặng quý khách…)
Ví dụ:
On behalf of our company, I would like to give you a voucher for 30 percent off for your next purchase in our company.
(Thay mặt doanh nghiệp của chúng tôi, tôi xin được bộ quà tặng kèm theo quý khách một voucher ưu đãi giảm giá 30% các sản phẩm mà quý khách hàng sẽ tải ở công ty shop chúng tôi vào lần tới.)
Xin tha sản phẩm từ người tiêu dùng (Request for forgiveness)Người viết xin sự tha thứ từ khách hàng hàng.
Một số chủng loại câu thông dụng:
I sincerely ask for your forgiveness. (Tôi chân thành ước xin sự tha sản phẩm của quý khách.)
I hope you will accept this gesture of apology. (Sử dụng ngay sau thời điểm đưa ra giải pháp.)
(Tôi ý muốn rằng quý khách gật đầu đồng ý cử chỉ này như môt nhu cầu lỗi của chúng tôi.)
Dưới đây là một ví dụ hoàn hảo của một bức thư xin lỗi tới khách hàng.
Nguyen Van AHR ManagerABC Trading Company Limited27, Le Van Luong street, Thanh Xuan District, Hanoi, Vietnam
To:
John Smith85, Settlement street, Bundoora, Melbourne, Australia
Apology letter to customer for bad service
Dear, Mr. SmithOn behalf of our company, I am deeply sorry for your bad experience with our sales associate, Linda.
The reason for your bad experience is that Linda is our new employee that we have been training. I take full responsibility for her unprofessional behavior.Please be assured that this type of situation will never happen again.On behalf of our company, I would lượt thích to give you a voucher for 30 percent off for your next purchase in our company. I hope you will accept this gesture of apology
Yours in service,Nguyen Van A
HR ManagerABC Trading Company Limited27, Le Van Luong street, Thanh Xuan District, Hanoi, Vietnam
Tạm dịch:
Tới:
John SmithSố 85, Đường Settlement, phố Bundoora, thành phố Melbourne, Châu Úc.
Thư xin lỗi người tiêu dùng vì thương mại dịch vụ kém
Kính giữ hộ Ngài Smith,
Thay phương diện cho doanh nghiệp của bọn chúng tôi, tôi cực kì xin lỗi Ngài vì chưng trải nghiệm không xuất sắc của Ngài với Linda, hợp tác viên bán sản phẩm của bọn chúng tôi.
Lý do cho sự trải nghiệm không xuất sắc này của Ngài là do Linda là nhân viên cấp dưới mới mà công ty chúng tôi đang đào tạo. Tôi xin hoàn toàn chịu nhiệm vụ về hành động thiếu chuyên nghiệp của cô ấy.
Xin Ngài hãy yên tâm rằng loại tình huống này đã không khi nào xảy ra nữa.Thay mặt doanh nghiệp chúng tôi, tôi xin được tặng Ngài một phiếu giảm ngay 30% đến lần mua sắm tiếp theo của Ngài tại công ty chúng tôi. Tôi mong rằng Ngài sẽ đồng ý cử chỉ này như môt lời xin lỗi của chúng tôi.
Luôn vinh dự được giao hàng Ngài,Nguyễn Văn A
Một số để ý khi viết thư xin lỗi người sử dụng bằng giờ đồng hồ Anh
Ngôn ngữ
Bức thư xin lỗi tới quý khách được sử dụng trong môi trường thao tác làm việc trang trọng, mô tả sự chuyên nghiệp của tín đồ viết nên ngôn ngữ được thực hiện khi viết thư yêu cầu phải thanh lịch và diễn tả sự tôn trọng so với người đọc. Do đó, khi viết thư, tín đồ viết cần tránh sử dụng các từ viết tắt như “ isn’t, couldn’t,..” và cố gắng vào kia viết rất đầy đủ các từ bỏ thành “ is not, could not..”. Bên cạnh ra, fan viết hoàn hảo và tuyệt vời nhất không sử dụng các từ lóng hoặc các từ đả kích, xúc phạm tới bạn đọc.
Không nhiều năm dòng
Khi viết thư, người viết cần bám quá sát vào mục đích của một bức thư xin lỗi là thừa nhận những thiết sót của bạn và chỉ dẫn các chiến thuật nhằm nhận được sự cảm thông từ khách hàng hàng. Vì vậy, lúc viết thư, người viết không nên dài dòng, đề cập lể quá chi tiết và tiếp tế những tin tức không quan trọng ngoài việc xin lỗi.
Ví dụ:
Lý do cho sự trải nghiệm không xuất sắc này của Ngài là vì Linda là nhân viên mới mà cửa hàng chúng tôi đang đào tạo. Cô ấy mới xuất sắc nghiệp được một thời hạn và mới làm sống chỗ shop chúng tôi được 1 tháng. Cho nên cô ấy vẫn còn đó chưa thạo việc lắm. Lúc ngài yêu cầu cô ấy trình làng sản phẩm, cô ấy vẫn không ra mắt được và khiến cho ngài có một đòi hỏi không tốt.Tôi xin trọn vẹn chịu nhiệm vụ về hành vi thiếu chuyên nghiệp hóa của cô ấy.
Đây là một bức thư xin lỗi gồm nội dung dài mẫu và không tập trung vào mục đích chính của thư. Mục đích chính lúc viết thư là fan viết dìm lỗi của mình. Cho nên việc kể chuyện vượt nhiều khiến cho người gọi thư thiết yếu tập trung nhận thấy sự ăn năn lỗi thực lòng của fan viết.
Sửa lại:
Lý do cho sự trải nghiệm không xuất sắc này của Ngài bởi vì Linda là nhân viên cấp dưới mới mà shop chúng tôi đang đào tạo. Tôi xin hoàn toàn chịu trọng trách về hành vi thiếu bài bản của cô ấy.
Xem thêm: Tìm Hiểu Về Đau Lá Lách Nằm Ở Đâu Trong Cơ Thể Người, Lá Lách Nằm Ở Đâu Và Có Vai Trò Gì
Tổng kết
Bài viết trên vẫn giới thiệu cho người đọc về kiểu cách viết bức thư xin lỗi quý khách bằng giờ đồng hồ Anhgửi mang lại khách hàng. Trong khi tác trả cũng cung ứng các tin tức về cha cục, các kết cấu thường được áp dụng trong từng phần của một bức thư, thuộc với một trong những lưu ý, nhằm mục đích giúp cho người đọc có thể viết một bức thư xin lỗi kết quả và miêu tả sự chân thành đối với khách hàng.